KI-Kompetenz nach EU AI Act: Brauchen Seminaranbieter eine Pflichtschulung für Mitarbeitende?

Montagmorgen, das Vertriebsteam formuliert mit einem Chatbot eine Angebotsmail, die Seminarorganisation erstellt daraus eine Teilnehmerinformation und eine Fachreferentin lässt Gliederungen für neue Seminarunterlagen vorschlagen. Solche Anwendungen sparen Zeit. Seit dem 2. Februar 2025 stellt sich für Bildungsanbieter aber zusätzlich eine organisatorische Frage: Weiß dein Team, wann und wie es KI verantwortungsvoll einsetzen darf?

Der EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen. Für Seminaranbieter bedeutet das in vielen Fällen: Wenn Mitarbeitende generative KI für Kommunikation, Vertrieb, Unterlagen oder interne Prozesse einsetzen, brauchst du keine allgemeine Zertifikatspflicht für alle. Du brauchst jedoch passende Maßnahmen, die zum Einsatz, zu den Rollen und zu den möglichen Folgen passen.

Was verlangt Artikel 4 des EU AI Act?

Artikel 4 des EU AI Act spricht von „KI-Kompetenz“. Gemeint sind Kenntnisse, Fähigkeiten und ein ausreichendes Verständnis im Umgang mit KI-Systemen. Anbieter und Betreiber sollen Maßnahmen ergreifen, damit die Personen, die KI in ihrem Auftrag nutzen, kompetent handeln können.

Dabei berücksichtigt der EU AI Act unter anderem:

• technische Kenntnisse und Erfahrung der betroffenen Personen
• Ausbildung und bisherige Schulungen
• den konkreten Kontext, in dem das KI-System eingesetzt wird
• Personengruppen, die von den Ergebnissen betroffen sein können

Wichtig ist die Formulierung: Es geht nicht um einen vorgeschriebenen Kurs mit festem Umfang und auch nicht um ein EU-weit einheitliches Zertifikat. Der EU AI Act verlangt ein angemessenes Kompetenzniveau. Was angemessen ist, hängt deshalb vom jeweiligen Anwendungsfall ab.

Nutzt dein Team KI nur zur Ideensammlung für interne Überschriften, ist der Schulungsbedarf geringer als bei KI-gestützten Entscheidungen über Bewerbungen, Kreditwürdigkeit oder den Zugang zu Bildung. Nicht jede Anwendung im Seminarbetrieb ist automatisch ein Hochrisiko-System. Trotzdem können auch alltägliche Anwendungen Risiken für Datenschutz, Vertraulichkeit, Urheberrecht, Qualität und Reputation mit sich bringen.

Betrifft die Pflicht auch kleine Bildungsanbieter?

In der Regel ja. Wer ein KI-System beruflich nutzt, kann im Sinne des EU AI Act als Betreiber gelten. Das betrifft auch den Einsatz externer Standardwerkzeuge, etwa für Textentwürfe, Übersetzungen, Zusammenfassungen oder Bildgenerierung. Die Ausnahme für rein persönliche und nicht berufliche Nutzung hilft im Arbeitsalltag eines Bildungsanbieters meist nicht weiter.

Entscheidend ist nicht die Größe deiner Organisation. Entscheidend ist, ob und wie KI genutzt wird. Ein kleines Team mit wenigen, klar begrenzten Anwendungen kann die Anforderung schlank erfüllen. Eine Akademie mit Vertrieb, Seminarorganisation, mehreren Fachbereichen und automatisierten Kommunikationsprozessen braucht meist eine systematischere Regelung.

Die Pflicht betrifft nicht nur fest angestellte Mitarbeitende. Denke auch an freie Trainerinnen und Trainer, externe Autorinnen und Autoren oder Dienstleister, wenn sie in deinem Auftrag mit KI-Systemen und deinen Informationen arbeiten.

Warum eine pauschale Pflichtschulung der falsche Start ist

Eine allgemeine Einführung in KI kann sinnvoll sein. Sie reicht aber nicht aus, wenn sie an den tatsächlichen Arbeitsaufgaben vorbeigeht. Wer Rechnungen prüft, braucht andere Leitplanken als jemand, der Seminarunterlagen erstellt oder Teilnehmendenanfragen beantwortet.

Umgekehrt wäre es unverhältnismäßig, jede Person zu einer umfangreichen technischen Schulung zu verpflichten, obwohl sie KI nur selten und mit geringem Risiko nutzt. Ein kurzer, dokumentierter Grundlagenteil für alle und vertiefende Module für einzelne Rollen sind in der Praxis meist wirksamer.

Die zentrale Frage lautet daher nicht: „Wer hat ein KI-Zertifikat?“ Sondern: „Kann diese Person die KI-Anwendung in ihrer Rolle sicher, kritisch und regelkonform nutzen?“

Ein schlanker Schulungsplan für dein Team

Starte mit einer Übersicht der tatsächlichen Anwendungen. Frage nicht nur nach offiziell eingeführten Tools. Oft nutzen Mitarbeitende bereits eigene Zugänge, um Texte zu verbessern, Konzepte zu strukturieren oder Informationen zusammenzufassen.

Erfasse pro Anwendung kurz:

• Welches KI-System wird genutzt?
• Für welche Aufgabe wird es eingesetzt?
• Welche Daten werden eingegeben?
• Wer prüft das Ergebnis vor der Nutzung?
• Kann das Ergebnis Teilnehmende, Kundinnen, Kunden oder Vertragspartner betreffen?
• Welche Fehlerfolgen wären denkbar?

Aus dieser Übersicht kannst du einen rollenbasierten Plan ableiten.

Grundwissen für alle KI-Nutzenden

Alle Personen, die KI beruflich einsetzen, sollten die folgenden Punkte verstehen:

• KI-Ausgaben können falsch, unvollständig oder erfunden sein.
• Inhalte müssen vor Veröffentlichung oder Versand fachlich geprüft werden.
• Vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten und interne Dokumente dürfen nicht ungeprüft in beliebige KI-Dienste eingegeben werden.
• KI darf keine verbindlichen Zusagen, rechtlichen Bewertungen oder sensiblen Entscheidungen ohne menschliche Prüfung ersetzen.
• Urheberrechtliche, markenrechtliche und datenschutzrechtliche Fragen bleiben auch bei KI-generierten Inhalten relevant.
• Es muss klar sein, an wen sich Mitarbeitende bei Unsicherheiten wenden.

Diese Einführung kann kompakt sein, etwa als internes Lernmodul oder als gemeinsame Besprechung mit konkreten Beispielen aus eurem Alltag.

Vertiefung nach Rolle

Für die Seminarorganisation sind vor allem Datenschutz, korrekte Teilnehmerkommunikation und die Prüfung automatisch formulierter Informationen wichtig. Eine fehlerhafte Angabe zu Ort, Termin, Zugangsdaten oder Stornierung kann unmittelbar zu Beschwerden führen.

Im Vertrieb geht es zusätzlich um die Qualität von Angeboten, die richtige Ansprache und den Schutz von Kontaktdaten. KI darf Entwürfe vorbereiten, aber keine unkontrollierten Aussagen zu Leistungen, Verfügbarkeiten oder Vertragsbedingungen erzeugen.

Trainerinnen, Trainer und Fachautorinnen brauchen klare Regeln für Seminarunterlagen. Sie sollten Quellen prüfen, fachliche Fehler erkennen und wissen, welche Inhalte nicht ohne Weiteres übernommen werden dürfen. Gerade bei rechtlichen, medizinischen oder sicherheitsrelevanten Themen reicht ein plausibel klingender KI-Text nicht aus.

Wer Prozesse automatisiert, braucht ein noch klareres Verständnis für Freigaben, Ausnahmen und Kontrolle. Wenn KI-Ergebnisse in E-Mails, CRM-Daten oder Folgeprozesse übernommen werden, können sich Fehler schnell vervielfachen. Bei Automatisierung solltest du deshalb immer festlegen, an welcher Stelle eine menschliche Prüfung erforderlich bleibt.

Die interne KI-Leitlinie als Arbeitsgrundlage

Eine Leitlinie muss kein langes Regelwerk sein. Zwei bis vier verständliche Seiten können ausreichen, wenn sie konkrete Antworten auf typische Situationen geben. Sie sollte nicht nur Verbote enthalten, sondern sichere Handlungswege beschreiben.

Folgende Punkte gehören mindestens hinein:

• zugelassene KI-Anwendungen und zuständige Ansprechpersonen
• erlaubte und unzulässige Datenarten
• Regeln für personenbezogene Daten, Kundendaten und vertrauliche Inhalte
• Pflicht zur Prüfung von KI-Ergebnissen vor externer Nutzung
• Kennzeichnung oder Transparenz, wenn sie im konkreten Fall erforderlich oder sinnvoll ist
• Regeln für KI-generierte Seminarunterlagen und Quellenprüfung
• Vorgehen bei Fehlern, Datenschutzvorfällen oder auffälligen Ergebnissen
• Umgang mit externen Trainerinnen, Trainern und Dienstleistern

Formuliere konkret. Statt „Achte auf Datenschutz“ ist besser: „Namen, E-Mail-Adressen, Buchungsdaten, Rechnungsdaten und individuelle Teilnehmeranfragen dürfen nicht in nicht freigegebene KI-Dienste eingegeben werden.“

Wenn dein Team KI für Kommunikation nutzt, sollte die Leitlinie außerdem festlegen, wer Texte mit Außenwirkung freigibt. Das betrifft etwa Angebotsmails, Absagen, Beschwerdeantworten und Informationen zu Seminarabläufen. Eine strukturierte E-Mail-Kommunikation erleichtert es, Freigaben und Vorlagen im Blick zu behalten.

So dokumentierst du die Maßnahmen sinnvoll

Die Dokumentation soll zeigen, dass du KI-Kompetenz nicht dem Zufall überlässt. Sie muss nicht kompliziert sein. Ein nachvollziehbarer Ordner oder ein zentral gepflegtes Dokument genügt häufig.

Halte mindestens fest:

• deine Übersicht der genutzten KI-Anwendungen
• die Rollen und Zielgruppen der Schulung
• Schulungsinhalte, Datum und verantwortliche Person
• Teilnahmelisten oder digitale Bestätigungen
• die aktuelle KI-Leitlinie mit Versionsstand
• offene Risiken, Entscheidungen und geplante Überprüfungen

Ein Teilnahmevermerk ist sinnvoll, aber kein Selbstzweck. Entscheidend bleibt, ob die Inhalte zur Tätigkeit passen und ob Mitarbeitende sie anwenden können. Wiederhole die Schulung, wenn du neue Tools einführst, Anwendungsfälle erweiterst oder sich eure Leitlinien ändern.

Datenschutz und Qualität gehören immer dazu

KI-Kompetenz nach EU AI Act ersetzt keine Datenschutzprüfung. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, musst du zusätzlich die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung beachten. Prüfe insbesondere, ob ein Dienst für eure Daten geeignet ist, welche Vertragsgrundlagen bestehen und ob Daten außerhalb der vorgesehenen Verarbeitung verarbeitet werden könnten.

Auch die fachliche Qualität bleibt deine Verantwortung. Das gilt besonders für Unterlagen, die du an Teilnehmende ausgibst, und für Informationen mit rechtlichen oder finanziellen Folgen. KI kann vorbereiten, strukturieren und formulieren. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt bei deinem Bildungsanbieter.

Ein pragmatischer Start in vier Wochen

Du musst nicht erst ein umfassendes KI-Projekt aufsetzen. Beginne überschaubar:

• Woche 1: Sammle alle bekannten KI-Anwendungen und typische Einsatzfälle.
• Woche 2: Bewerte Datenarten, Außenwirkung und mögliche Fehlerfolgen.
• Woche 3: Erstelle eine kurze Leitlinie und ein Grundlagentraining für alle Nutzenden.
• Woche 4: Führe rollenspezifische Vertiefungen durch und dokumentiere die Teilnahme.

Danach überprüfst du die Regeln regelmäßig, zum Beispiel halbjährlich oder bei der Einführung neuer Anwendungen. So wird KI-Kompetenz nicht zur einmaligen Pflichtübung, sondern zu einem festen Teil deiner Qualitäts- und Organisationsarbeit.